RUANGOFFICE
– Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah standar ketentuan dasar perusahaan yang digunakan untuk mengatur kinerja karyawan dan operasional secara keseluruhan. Tujuan utama dari SOP sebenarnya adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja karyawan, agar dalam penerapannya mudah dipahami.Selain itu, adanya SOP juga menunjukkan bahwa perusahaan tersebut memiliki proses kerja yang efisien dan dapat dikelola dengan baik.Dengan demikian, SOP dibuat dengan harapan agar dapat menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kualitas kerja, serta memudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi program atau kinerja.
Langkah SOP Perusahaan
Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut umumnya dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti marketing manager, financial manager
,
HRD, atau bahkan beberapa perusahaan menggunakan konsultan SOP.Dalam menyusun SOP perusahaan ini, perlu adanya konsentrasi dan pertimbangan yang matang. Sebab, SOP tersebut akan menjadi acuan operasional perusahaan secara keseluruhan dan harus ditaati oleh seluruh karyawan.Oleh sebab itu, dalam penyusunannya harus dipikirkan dengan seksama, agar penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) dapat dilakukan dengan baik.Simak langkah-langkah mudah dalam menyusun SOP di bawah ini.
Membentuk Tim Pembuatan SOP
Idealnya, pembentukan tim SOP (Standar Operasional Prosedur) melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan. Selain itu, Human Resource Department (HRD) adalah bagian yang paling terlibat dalam proses ini. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa Konsultan SOP sebagai bantuan eksternal perusahaan.Kunci utama dalam pembentukan tim penyusun SOP adalah mengikutsertakan orang-orang yang mengenal cara kerja, visi dan misi, serta prosedur perusahaan dengan baik.
Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan
Setelah tim terbentuk, pelajari keseluruhan proses yang berlangsung di perusahaan. Contohnya, apa saja yang terjadi sejak proses produksi, penjualan, pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa yang dibutuhkan? Siapa yang terlibat dalam setiap proses?Setiap perwakilan departemen bisa menganalisa secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Setelah semua data telah terkumpul, maka hubungan antar departemen dalam proses bisnis perusahaan bisa terlihat dengan jelas.
Menyusun Flow Chart
Buatlah urutan alur kerja berupa narasi yang sesuai dalam proses bisnis di perusahaan. Tujuan pembuatan flow chart tersebut adalah untuk memvisualisasikan data yang terkumpul, sehingga hubungan antar departemen dapat terlihat dengan mudah.Tuliskan pula Person in Charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi masing-masing aktivitas.
Review Hasil Penyusunan Flow Chart Setelah Alur Kerja Dibuat
Periksa ulang flow chart yang telah dibuat dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen. Setiap departemen bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan pada flow chart yang telah dibuat.Hal ini untuk menemukan beberapa poin yang mungkin dianggap belum sesuai di masing-masing departemen. Setelah itu, perbaiki flow chart tersebut dengan hasil yang sudah final.
Simulasi SOP Sebelum Menerapkan SOP Secara Langsung
Setelah flow chart dengan hasil final telah selesai dibuat, saatnya untuk uji coba SOP perusahaan. Tujuan uji coba atau simulasi ini adalah untuk mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya.Setiap bagian SOP harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidaksesuaian saat penerapan, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.
Evaluasi dan Lakukan Perbaikan Setelah Simulasi dilakukan
Temukan ketidaksesuaian apa saja yang terjadi saat simulasi SOP (Standar Operasional Prosedur). Segera evaluasi dengan tim penyusun SOP dan temukan bagian yang harus diperbaiki.Mengingat masing-masing departemen perusahan memiliki tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda, maka SOP (Standar Operasional Prosedur) dengan hasil final harus selaras dengan kondisi yang sebenarnya di perusahaan dan mewakili proses bisnis setiap elemen perusahaan agar SOP tetap dinilai fair.
Approval dan Terapkan SOP Yang Telah Dibuat
Setelah proses perbaikan selesai, maka SOP (Standar Operasional Prosedur) sudah bisa diterapkan. Mintalah persetujuan dan otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Setelah disetujui, maka SOP bisa mulai diterapkan.Buatlah salinan SOP (Standar Operasional Prosedur) ini, kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen untuk segera diterapkan.
Sosialisasikan SOP Perusahaan
Saat SOP (Standar Operasional Prosedur) telah bisa diterapkan, jangan lupa bahwa perusahaan perlu melakukan sosialisasi terkait SOP yang telah dibuat agar setiap karyawan tahu dan tidak melakukan kesalahan dalam bekerja.Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, menyebarkan informasi tentang SOP, atau membuat seminar dan penyuluhan terkait SOP perusahaan.SOP (Standar Operasional Prosedur) yang telah dibuat ini bisa segera diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dengan memiliki sistem SOP yang baik, maka karyawan dapat bekerja sesuai acuan dasar, lebih teratur, dan meminimalisasi adanya kesalahan dalam bekerja.Umumnya, departemen HRD yang akan bertanggung jawab mengawal pelaksanaan SOP (Standar Operasional Prosedur) tersebut.Sebagai HRD, Anda juga dapat membantu karyawan untuk mematuhi SOP. Dimana Anda dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien, mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, penggajian, pemotongan pajak, THR dan BPJS.Terimakasih sudah berkunjung di website
RuangOffice
. Kami adalah pilihan tepat untuk Anda bagi yang ingin mempermudah perizinan usaha. Kami juga salah satu jasa pembuatan perizinan usaha terpercaya di Indonesia yang menyediakan jasa lengkap dalam pembukaan bisnis baru. Mulai dari pembuatan Perseroan Terbatas (PT, PMA), CV, Firma, Yayasan maupun Koperasi, pengurusan SIUP, hingga pengurusan Akta Notaris dan surat-surat lainnya.Tak hanya itu saja, kami juga menyediakan layanan sewa Virtual Office dan Coworking Space yang terdapat di beberapa lokasi strategis di Jakarta, Tangerang, yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda.Silahkan gunakan Biro Jasa kami! Anda bisa langsung menghubungi tim Marketing kami
DISINI
untuk mendapatkan informasi tentang legalitas dan promo-promo menarik lainnya dari kami, serta Konsultasi GRATIS tentang jasa yang kami tawarkan. Kami siap membantu Anda dalam mendapatkan perizinan usaha.Biarkan kami yang bekerja untuk Anda, dan dengan senang hati kami akan melayani Anda. Kami akan melayani dengan cepat dan berpengalaman.So, start your business right bersama
RuangOffice
! Dan dapatkan layanan terbaik di antara banyaknya Biro Jasa Perizinan Usaha yang ada di dunia maya/internet.
